A rights-managed kifejezés két fél (a licencadó és az engedélyes) között létrejött olyan szerződésre utal, amelyet valamely tartalom - például fotók - felhasználási jogának engedélyezésére kötnek. A rights-managed annyit jelent, hogy az engedély eladója a tartalom egy bizonyos, pontosan meghatározott módon való felhasználására jogosítja a vevőt. E jogosítvány jellemzően a tartalom felhasználásának időtartamra, médiumra, méretre, formátumra és elhelyezésre vonatkozó megkötését is magában foglalja. Így aztán minél rugalmasabb vagy előnyösebb jogokat vásárol valaki, annál drágább az engedély.

A rights-managed különbözik az ún. royalty-free engedélytől. Az utóbbi általában a tartalom örökös használatára ad jogot a vásárlónak, mégpedig sokkalta rugalmasabb korlátozások mellett. A royalty-free jogdíjmentes, amennyiben a vásárlónak nem kell újabb jogdíjat fizetnie további felhasználások jogáért.

Egy mindenkor rights-managed engedéllyel forgalmazott kép esetében a licencadó megadhatja a felhasználás történetének részleteit a leendő engedélyes számára. Ez az engedélyesnek is előnyös lehet, hiszen megbizonyosodhat például arról, hogy az adott tartalmat egy bizonyos földrajzi területen még nem használta fel a konkurencia. A felhasználás történetének pontos nyomon követése arra is módot nyújt a licencadónak, hogy - egy adott térségre vagy ágazatra kizárólagosságot kínálva az engedélyesnek - többletbevételre tegyen szert. Ha egy kép felhasználásának történetét nem rögzítették (például egy ideig royalty-free képként árulták), akkor a licencadó nem ajánlhatja fel a kizárólagosság lehetőségét. Másképpen fogalmazva: a rights-managed engedély csupán egy sor, a tartalom felhasználására vonatkozó korlátozás, amely önmagában semmilyen értelemben nem szavatolja a kizárólagosságot.

A rights-managed fogalmilag a szerzői jogból ered; abból a jogelvből, amely az alkotók és a kiadók számára lehetővé teszi, hogy a művek felhasználását kizárólagosan a kezükben tartsák és honoráriumot társítsanak hozzá. A szerzői jog által biztosított anyagi ösztönzés nyújt lehetőséget a művészeknek arra, hogy alkotó munkájukból éljenek.

Egy példa arra, miként hasznosulhat egy rights-managed munka Önnek és a tartalom kiadójának: ha Önnek egy kis példányszámú, havonta megjelenő, helyi terjesztésű üzleti hírlevele van, az ahhoz felhasználandó képért - a várható, csekély üzleti haszonnal arányban álló - szerény jogdíjat kell fizetnie. Ugyanezért a képért egy jóval nagyobb példányszámú, országos terjesztésű médiumban tervezett megjelenés esetén az előbbi jogdíj többszöröse jár. Az alapelv az, hogy a gazdálkodó szervezet számára várható haszonnal együtt változzék a kiadónak fizetendő jogdíj is.

A különféle korlátozásoknak megfelelő jogdíjtarifákra léteznek bizonyos irányadó értékek, és van számítógépes program, amely bármilyen számú kategóriabeli korlátozás alapján mintát adhat a fotótartalmak jogdíjának megállapításához.